A janela é de minutos, não de dias
O mesmo pedido é enviado para três ou quatro unidades ao mesmo tempo: ao hóspede basta copiar e colar. A partir desse momento começa uma competição silenciosa. As primeiras respostas definem a comparação; as que chegam depois recebem menos atenção ou nem sequer são lidas. Não é indispensável chegar em primeiro lugar: é necessário estar entre os primeiros, com uma oferta clara.
Porque o orçamento perfeito é lento
Para preparar uma oferta à medida são necessárias a disponibilidade e as tarifas do sistema de gestão, a combinação certa de quartos e um texto bem escrito, talvez em alemão. Cada etapa cria uma pequena fila que se junta aos hóspedes que fazem o check-in e ao telefone que não para de tocar. Assim, a resposta ao pedido que chegou às dez só é enviada às cinco da tarde: na época baixa pode resultar; em agosto, não.
O orçamento que chega enquanto o hóspede ainda está a pesquisar vale mais do que o orçamento impecável que chega ao fim do dia.
Rapidez e qualidade ao mesmo tempo: é possível
Uniformize as cinco informações indispensáveis: datas e disponibilidade, tipologia proposta, preço total sem surpresas, o que está incluído e como confirmar. O resto é personalização útil, mas pode esperar. Com uma estrutura deste tipo, quem está de turno prepara uma oferta em poucos minutos, mesmo nos períodos de maior atividade. A Otello aplica o mesmo princípio: o rascunho chega já preparado com os dados do PMS e basta confirmá-lo com um clique. No Hotel Fanes, a preparação de um orçamento passou de 7 minutos para 20 segundos (dado do caso de estudo, com o Desk ligado ao sistema de gestão).
O acompanhamento vale tanto como a primeira resposta
Muitos orçamentos não recebem resposta e, frequentemente, isso não significa uma recusa, mas uma caixa de entrada cheia. Um lembrete cordial alguns dias depois volta a colocar a oferta no topo da lista. Esta também é uma categoria de pedido que precisa de uma regra: quando enviar, com que tom e quando parar.