Política de privacidade

Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento dos dados recolhidos através deste site é a Brots S.r.l., Via Roberto da Sanseverino 95, 38122 Trento (TN), Itália, número de IVA IT02570890224. Para qualquer pedido relativo aos seus dados, escreva para info@otello.ai ou, por correio eletrónico certificado, para brots@pec.it.

O que abrange esta política

Esta política aplica-se exclusivamente ao site otello.ai: à navegação nas suas páginas e às informações enviadas através dos formulários. Não se aplica ao serviço Otello utilizado pelas unidades clientes. Esse tratamento é regido pelo aviso de privacidade e pelos contratos específicos, incluindo o DPA, assinados durante a ativação.

Dados que recolhemos

Recolhemos apenas os dados necessários para operar o site e responder aos seus pedidos:

• ▸Dados de navegação e segurança: endereço IP, data e hora, URL solicitado, referenciador, cabeçalhos técnicos, tipo de navegador, sistema operativo, resultado do pedido e identificadores antiabuso derivados do IP ou do email
• ▸Cookies e tecnologias semelhantes: preferência de idioma, escolha de consentimento e confirmação temporária da reserva de uma demonstração. Para documentar consentimento, recusa e retirada, conservamos também um recibo no servidor com identificadores aleatórios, versões das políticas, categorias, ação, idioma e datas, sem IP em bruto, dados de contacto, URLs, referenciadores ou dados de formulários. Após o consentimento pertinente, o Google Analytics 4 trata identificadores online pseudónimos, visualizações de página, navegação, origem da visita, dispositivo, navegador, área geográfica aproximada e eventos de conversão, enquanto o Google Ads trata identificadores de clique, atribuição e conversões. Os parâmetros UTM e identificadores de clique também são guardados na sessão após consentimento para Marketing; os detalhes constam da Política de cookies
• ▸Dados enviados através dos formulários ativos: nome, email profissional, telefone, unidade ou empresa, tipo e número de quartos, PMS, objetivo, assunto e mensagem; para uma demonstração, também o horário e os dados técnicos da reserva; para guias e newsletters, também o conteúdo pedido e a escolha de subscrição. Os campos de texto livre não devem conter dados de hóspedes, categorias especiais de dados ou informações desnecessárias

Como utilizamos os dados

Utilizamos os dados exclusivamente para as finalidades seguintes, cada uma com a respetiva base legal. Não vendemos os seus dados nem os utilizamos para finalidades diferentes das indicadas.

• ▸Gerir contactos, pedidos comerciais, guias e reservas de demonstrações: execução do pedido e diligências pré-contratuais; para pedidos de clientes existentes, pode aplicar-se a execução do contrato. Os campos assinalados como obrigatórios são necessários para responder ou reservar; sem esses dados, não podemos concluir o pedido
• ▸Enviar newsletters e comunicações promocionais apenas com consentimento, que pode ser retirado a qualquer momento sem afetar o tratamento anterior; a transferência de um guia não está condicionada à subscrição
• ▸Disponibilizar, proteger e melhorar o site, prevenir abusos e manter registos técnicos: interesse legítimo, ponderado com os direitos dos utilizadores. Medir a utilização e as conversões com o Google Analytics 4 exige consentimento para Estatística; atribuir campanhas e conversões, criar públicos e realizar eventual remarketing com o Google Ads exige consentimento para Marketing
• ▸Cumprir obrigações legais e defender direitos. Não tomamos decisões baseadas exclusivamente em tratamento automatizado que produzam efeitos jurídicos ou de importância semelhante e não vendemos dados pessoais

Com quem partilhamos os dados

Os dados são também organizados no Partner Portal e CRM internos da Brots, que não são destinatários distintos do responsável pelo tratamento. Apenas o pessoal autorizado e as entidades necessárias a cada fluxo acedem aos dados: Vercel Inc. para alojamento, CDN e funções do site; Supabase Pte. Ltd. para a infraestrutura de dados dos pedidos e reservas; Google Ireland Limited e as empresas do grupo Google para Tag Manager, Analytics 4, Ads e Conversion Linker após o consentimento pertinente, além da entidade Google Workspace aplicável ao contrato da Brots para Calendar e Meet quando reserva uma demonstração. A Google atua como subcontratante ou responsável independente consoante o serviço e os termos aplicáveis. Customer Match, conversões melhoradas e a transmissão de dados fornecidos pelo utilizador não estão ativos sem uma avaliação separada. Podemos também comunicar dados a consultores sujeitos a confidencialidade e a autoridades ou outros destinatários previstos na lei. Não cedemos nem vendemos dados pessoais.

Como protegemos os dados

Aplicamos medidas de segurança adequadas: os dados em trânsito são cifrados através de TLS/SSL, o acesso está limitado a pessoal autorizado e efetuamos verificações periódicas dos nossos sistemas.

Durante quanto tempo conservamos os dados

Conservamos os dados apenas durante o tempo necessário para as finalidades para as quais foram recolhidos:

• ▸Pedidos de contacto e demonstração, incluindo marcações e respetivos registos operacionais: no máximo 24 meses desde a última interação pertinente; pedidos de um guia sem newsletter: no máximo 12 meses. Uma nova interação pertinente reinicia o prazo. Se começar uma relação contratual, os dados necessários seguem os prazos da documentação da relação, separada desta política
• ▸Newsletter: até à retirada do consentimento e, em qualquer caso, não mais de 24 meses desde a última interação ou confirmação pertinente, salvo renovação. A prova do consentimento, a retirada e a lista mínima de exclusão podem ser conservadas, sem utilização promocional, até 10 anos para cumprimento de obrigações e defesa de direitos
• ▸Recibos pseudónimos das escolhas de cookies: 24 meses após receção no servidor. O prazo de eliminação é registado com cada recibo e o processo de conservação elimina os registos expirados; o registo local da escolha dura seis meses de calendário
• ▸Google Tag Manager: registos HTTP padrão até 14 dias. Google Analytics 4: dados de utilizador e de evento nas explorações até 14 meses para permitir comparações sazonais anuais; os relatórios agregados podem permanecer disponíveis por mais tempo. Google Ads: dados de conversão e campanha segundo as janelas configuradas e os prazos da plataforma; cookies e identificadores seguem as durações da Política de cookies. A retirada interrompe novas recolhas opcionais e remove cookies first-party relacionados quando tecnicamente identificáveis
• ▸Registos ordinários: no máximo 30 dias; eventos de segurança isolados: no máximo 12 meses, ou mais tempo apenas se necessário para um incidente ou processo. Cópias de segurança: eliminação ou substituição no prazo de 90 dias após a remoção principal. Documentos contabilísticos ou contratuais: 10 anos quando exigido por lei; em caso de litígio, apenas os dados pertinentes são conservados até à sua resolução

Os seus direitos

Pode solicitar o acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade quando aplicável, opor-se aos tratamentos baseados no interesse legítimo e retirar o consentimento escrevendo para os contactos do responsável. Respondemos sem demora injustificada e, em regra, no prazo de um mês; em casos complexos, o prazo pode ser prorrogado por mais dois meses, sendo informado no primeiro mês. Se considerar que o tratamento viola a legislação aplicável, pode apresentar uma reclamação à Autoridade Italiana de Proteção de Dados.

Transferências para fora da UE

A Vercel e algumas empresas ou subcontratantes da Supabase e da Google podem tratar dados nos Estados Unidos, em Singapura ou noutros países indicados nas respetivas listas atualizadas. A região principal da base de dados do site está configurada em Frankfurt, mas o apoio, a rede global, o controlo do serviço e os subcontratantes podem implicar acessos fora do EEE. Consoante o caso, as transferências baseiam-se numa decisão de adequação, no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA para entidades certificadas ou nas cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia, com medidas suplementares quando necessário. Pode pedir informações e uma cópia ou descrição das garantias aplicáveis escrevendo para info@otello.ai.

Atualizações

Qualquer alteração a esta política é publicada nesta página com a data da última atualização. As versões anteriores estão disponíveis mediante pedido.