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Module 01 · Desk

Toutes les conversations, une seule inbox

Les e-mails et messages WhatsApp de votre hôtel, ainsi que les conversations de Chatbot et Voice AI, dans une console unique : l’IA prépare les réponses et les devis, votre équipe valide en un clic.

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Première réponse de 3 h à 15 min · 40 à 70 % traités en autonomie

Desk : vue Conversations avec boîte de réception multicanale et copilote
Canaux connectésGmailOutlookThunderbirdWhatsAppChatbot AIVoice AIInstagramProchainementMessengerProchainement
Création automatique de devis

De la demande au devis, jusqu’à l’envoi par e-mail

Otello lit la demande, vérifie les disponibilités et tarifs dans les systèmes connectés, puis rédige le devis dans la langue du client en respectant le style de communication de votre hôtel. L’équipe valide en un clic ou l’envoi part automatiquement pour les catégories autorisées.

Depuis les systèmes connectésDisponibilités et tarifs vérifiés au moment de la demande.
Style de l’hôtelTon et signature cohérents avec la communication de l’établissement.
GmailDevis de séjour · Famille Conte

En réponse à : « Bonjour, nous recherchons une chambre pour 2 adultes et 2 enfants du 12 au 16 août. Avez-vous des disponibilités ? » · Sam 09 h 40

Rédigée par Otello · 09 h 41Français

Chère famille Conte, nous serons ravis de vous accueillir en août. La chambre Family, conçue pour 2 adultes et 2 enfants, est disponible à vos dates. Voici votre devis de séjour :

Devis de séjour · Chambre Family
12–16 août · 2 adultes + 2 enfants€ 486
Choisir la chambre et réserver sur le site →

Nous restons à votre disposition pour toute question. Bien cordialement, la réception

Mode assisté

L’équipe vérifie, modifie et valide l’envoi.

Mode automatique
Envoyée par Otello

Part automatiquement pour les catégories autorisées.

Langue du clientDétectée à partir de la demande : ici en français, et plus de 130 langues sur le site avec le chatbot.
Lien directLa chambre proposée s’ouvre sur votre moteur de réservation, sans OTA.
Règle d’automatisationValidation ou envoi automatique : vous le décidez par catégorie et objectif.
Depuis les systèmes connectésDisponibilités et tarifs vérifiés au moment de la demande.
Langue du clientDétectée à partir de la demande : ici en français, et plus de 130 langues sur le site avec le chatbot.
Style de l’hôtelTon et signature cohérents avec la communication de l’établissement.
Lien directLa chambre proposée s’ouvre sur votre moteur de réservation, sans OTA.
Règle d’automatisationValidation ou envoi automatique : vous le décidez par catégorie et objectif.
  • Au départ, tout doit être validé : l’envoi automatique s’active par catégorie, selon l’objectif que vous définissez
  • Si une personne est nécessaire, la conversation est transmise à l’équipe avec tout le contexte
Fonctionnement

Vos canaux restent les vôtres. Seule change la personne qui fait le travail

  1. 01

    Vous connectez les canaux

    Gmail, Outlook ou toute boîte IMAP/SMTP, ainsi que le numéro WhatsApp de l’hôtel : ils restent inchangés et se connectent à Desk.

    GmailOutlookWhatsApp
  2. 02

    L’IA prépare

    Elle lit la demande, reconnaît le client, vérifie les disponibilités et tarifs dans les systèmes connectés, puis rédige le devis dans la langue du client.

  3. 03

    Vous choisissez le niveau d’autonomie

    Vous validez en un clic ou autorisez l’envoi automatique catégorie par catégorie : 40 à 70 % des demandes sont traitées de manière autonome selon la configuration dans les établissements actifs.

Fonctionnalités

Une console pour le travail de tous les jours

  • Boîte de réception multicanale : e-mail, WhatsApp, Chatbot, Voice
  • Dossiers et vues comme dans un client de messagerie
  • Copilote « Demander à Otello AI » toujours dans le panneau
  • Devis avec disponibilités et tarifs issus du PMS/CRS
  • Automatisations par catégorie, selon l’objectif que vous définissez
  • Profil et historique client sur chaque conversation
ProchainementInstagram · ProchainementMessenger · Prochainement
Copilote Demander à Otello AI dans le panneau droit de la console
Focus · WhatsApp

Votre numéro WhatsApp reste le vôtre

Nous connectons le numéro que vos clients ont déjà dans leurs contacts : aucun nouveau numéro à communiquer et aucune application supplémentaire pour leur écrire.

  • Vous le gérez depuis votre téléphone et Otello, simultanément
  • Réponses automatiques conformes aux politiques de Meta : le numéro ne risque pas d’être bloqué
  • Pré-check-in et post-check-out automatiques via WhatsApp, avec les données de votre PMS
3h → 15'Première réponse

dans les établissements actifs avec Desk sur e-mail et WhatsApp

40–70%En autonomie

demandes traitées par l’IA selon la configuration dans les établissements actifs

3 joursActivation

activation habituelle, sans changer de système

FAQ

Vos questions sur Desk

Dois-je changer d’adresse e-mail ou de numéro WhatsApp ?

Non. Desk se connecte à la boîte que vous utilisez déjà, qu’il s’agisse de Gmail, Outlook, Aruba ou de toute autre boîte IMAP/SMTP, même sur des serveurs privés, ainsi qu’au numéro WhatsApp de l’hôtel. Les clients ne remarquent aucun changement : seule la préparation des réponses évolue.

L’IA répond-elle seule aux clients ?

Uniquement là où vous le décidez, catégorie par catégorie. Au départ, tout doit être validé. Vous activez ensuite les catégories souhaitées, comme les informations générales, les devis ou les groupes, et définissez pour chacune l’objectif de l’IA. Par exemple, si vous n’acceptez pas les groupes d’étudiants mais souhaitez répondre aux agences, l’IA reconnaît la demande et la refuse avec courtoisie, comme votre équipe. Vous pouvez revenir en arrière à tout moment.

D’où proviennent les disponibilités et les prix des devis ?

De votre PMS, CRS ou moteur de réservation, en temps réel : intégration native avec l’écosystème Zucchetti (simpleBooking, Vertical Booking, BookingExpert, Suite 5°, 5stelle, Beddy). Voir toutes les intégrations →

Combien de temps faut-il pour démarrer ?

L’activation habituelle prend trois jours à compter de l’accès aux systèmes, sans changer de système ni préparer de données d’entraînement : Otello lit les supports dont vous disposez déjà.

Prochaine étape

Découvrez Desk au travail en direct

Quarante-cinq minutes avec Otello en direct sur un compte réel et opérationnel, comme s’il s’agissait de celui de votre hôtel.

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