Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées sur ce site est Brots S.r.l., Via Roberto da Sanseverino 95, 38122 Trento (TN), Italie, numéro de TVA IT02570890224. Pour toute demande concernant vos données, écrivez à info@otello.ai ou, par courrier électronique certifié PEC, à brots@pec.it.

Champ d’application de cette politique

Cette politique concerne exclusivement le site otello.ai : la navigation sur les pages et les données que vous nous transmettez dans les formulaires. Elle ne concerne pas le service Otello utilisé par les établissements clients : ce traitement est régi par la politique et les accords spécifiques, y compris l’accord de traitement des données, signés lors de l’activation.

Données que nous collectons

Nous collectons uniquement les données nécessaires au fonctionnement du site et au traitement de vos demandes :

• ▸Données de navigation et de sécurité : adresse IP, date et heure, URL demandée, référent, en-têtes techniques, type de navigateur, système d’exploitation, résultat de la requête et identifiants anti-abus dérivés de l’adresse IP ou de l’e-mail
• ▸Cookies et technologies similaires : préférence linguistique, choix de consentement et confirmation temporaire de la réservation d’une démo. Pour documenter le consentement, le refus et le retrait, nous conservons aussi un reçu serveur contenant des identifiants aléatoires, les versions des politiques, les catégories, l’action, la langue et les dates, sans IP brute, coordonnées, URL, référent ni données de formulaire. Après le consentement pertinent, Google Analytics 4 traite des identifiants en ligne pseudonymes, les pages vues, la navigation, la source de la visite, l’appareil, le navigateur, la zone géographique approximative et les événements de conversion, tandis que Google Ads traite les identifiants de clic, l’attribution et les conversions. Les paramètres UTM et identifiants de clic sont aussi conservés dans la session après consentement au Marketing ; les détails figurent dans la politique relative aux cookies
• ▸Données transmises dans les formulaires actifs : nom, e-mail professionnel, téléphone, établissement ou entreprise, type et nombre de chambres, PMS, objectif, sujet et message ; pour une démo, également le créneau horaire et les données techniques de réservation ; pour les guides et la newsletter, également le contenu demandé et le choix d’inscription. Les champs de texte libre ne doivent pas contenir de données de clients de l’établissement, de catégories particulières de données ou d’informations non nécessaires

Utilisation des données

Nous utilisons les données exclusivement aux fins suivantes, chacune reposant sur sa propre base juridique. Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à d’autres fins que celles indiquées.

• ▸Gérer les prises de contact, les demandes commerciales, les guides et les réservations de démos : exécution de votre demande et mesures précontractuelles ; pour les demandes de clients existants, l’exécution du contrat peut s’appliquer. Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour répondre ou réserver ; sans ces données, nous ne pouvons pas donner suite à la demande
• ▸Envoyer des newsletters et des communications promotionnelles uniquement avec votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment sans affecter le traitement antérieur ; le téléchargement d’un guide n’est pas subordonné à l’inscription
• ▸Fournir, protéger et améliorer le site, prévenir les abus et conserver des registres techniques : intérêt légitime mis en balance avec les droits des utilisateurs. Mesurer l’utilisation et les conversions avec Google Analytics 4 exige le consentement aux Statistiques ; attribuer les campagnes et conversions, créer des audiences et effectuer un éventuel remarketing avec Google Ads exige le consentement au Marketing
• ▸Respecter les obligations légales et défendre nos droits. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou similaires significatifs et nous ne vendons pas de données à caractère personnel

Destinataires des données

Les données sont également organisées dans le Partner Portal et le CRM internes de Brots, qui ne constituent pas un destinataire distinct du responsable du traitement. Seuls le personnel autorisé et les acteurs nécessaires à chaque flux accèdent aux données : Vercel Inc. pour l’hébergement, le CDN et les fonctions du site ; Supabase Pte. Ltd. pour l’infrastructure de données des demandes et des réservations ; Google Ireland Limited et les sociétés du groupe Google pour Tag Manager, Analytics 4, Ads et Conversion Linker après le consentement pertinent, ainsi que l’entité Google Workspace applicable au contrat de Brots pour Calendar et Meet lorsque vous réservez une démo. Google agit comme sous-traitant ou responsable autonome selon le service et les conditions applicables. Customer Match, les conversions avancées et la transmission de données fournies par l’utilisateur ne sont pas actifs sans évaluation distincte. Nous pouvons également communiquer des données à des conseillers soumis à une obligation de confidentialité ainsi qu’aux autorités ou à d’autres destinataires prévus par la loi. Nous ne cédons ni ne vendons de données à caractère personnel.

Protection des données

Nous appliquons des mesures de sécurité appropriées : les données en transit sont chiffrées par TLS/SSL, l’accès est limité au personnel autorisé et nous effectuons des contrôles réguliers de nos systèmes.

Durée de conservation

Nous conservons les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• ▸Demandes de contact et de démo, y compris les rendez-vous et les registres opérationnels associés : 24 mois au maximum après la dernière interaction pertinente ; demande d’un guide sans inscription à la newsletter : 12 mois au maximum. Une nouvelle interaction pertinente fait repartir le délai. Si une relation contractuelle commence, les données nécessaires suivent les durées prévues dans la documentation de cette relation, distincte de la présente politique
• ▸Newsletter : jusqu’au retrait du consentement et, dans tous les cas, au plus tard 24 mois après la dernière interaction ou confirmation pertinente, sauf renouvellement. La preuve du consentement, son retrait et la liste minimale d’exclusion peuvent être conservés, sans utilisation promotionnelle, jusqu’à 10 ans pour respecter nos obligations et défendre nos droits
• ▸Reçus pseudonymes des choix de cookies : 24 mois après réception par le serveur. L’échéance de suppression est enregistrée avec chaque reçu et les enregistrements expirés sont supprimés par le processus de conservation ; le choix local reste valable six mois calendaires
• ▸Google Tag Manager : journaux HTTP standards jusqu’à 14 jours. Google Analytics 4 : données utilisateur et événement dans les explorations jusqu’à 14 mois afin de permettre des comparaisons saisonnières annuelles ; les rapports agrégés peuvent rester disponibles plus longtemps. Google Ads : données de conversion et de campagne selon les fenêtres configurées et les durées de la plateforme ; les cookies et identifiants suivent les durées de la politique relative aux cookies. Le retrait arrête les nouvelles collectes facultatives et supprime les cookies first-party associés lorsqu’ils sont techniquement identifiables
• ▸Journaux ordinaires : 30 jours au maximum ; événements de sécurité isolés : 12 mois au maximum, ou plus longtemps uniquement si nécessaire dans le cadre d’un incident ou d’une procédure. Sauvegardes : suppression ou écrasement dans les 90 jours suivant la suppression principale. Documents comptables ou contractuels : 10 ans lorsque la loi l’exige ; en cas de litige, seules les données pertinentes sont conservées jusqu’à son règlement

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité lorsqu’elle est applicable, vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime et retirer votre consentement en écrivant aux coordonnées du responsable. Nous répondons sans retard injustifié et, en principe, dans un délai d’un mois ; dans les cas complexes, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, après vous en avoir informé au cours du premier mois. Si vous estimez que le traitement enfreint la réglementation, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’autorité italienne de protection des données personnelles.

Transferts hors de l’Union européenne

Vercel et certaines sociétés ou certains sous-traitants ultérieurs de Supabase et Google peuvent traiter des données aux États-Unis, à Singapour ou dans d’autres pays indiqués dans leurs listes à jour. La région principale de la base de données du site est configurée à Francfort, mais l’assistance, le réseau mondial, le contrôle du service et les sous-traitants ultérieurs peuvent entraîner des accès depuis l’extérieur de l’EEE. Selon le cas, les transferts reposent sur une décision d’adéquation, le cadre UE-États-Unis de protection des données pour les entités certifiées ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, avec des mesures supplémentaires si nécessaire. Vous pouvez demander des informations ainsi qu’une copie ou une description des garanties applicables en écrivant à info@otello.ai.

Mises à jour

Toute modification de cette politique est publiée sur cette page avec la date de la dernière mise à jour. Les versions précédentes sont disponibles sur demande.